طرح توجیهی یک پروژه، باید در طول چرخه عمر مدیریت پروژه و پس از تکمیل پرونده تجاری ایجاد شود. به این ترتیب، سوالاتی درباره چیستی و زمان مناسب اقدام موردنظر شما مطرح میشود، اما باید به فکر دلیل اقدامی که درنظر دارید نیز بیندیشید.
یک طرح توجیهی موثر به تصمیم گیرندگان کمک میکند تا دیدگاهی جامع از مزایای بالقوه، معایب، موانع و محدودیتهایی که میتواند بر نتیجه امر تأثیر بگذارد، به دست بیاورند و در نتیجه، پروژه در جهت درست هدایت خواهد شد. هدف اصلی یک طرح توجیهی این است که تعیین کند آیا پروژه میتواند از نظر فنی، مالی، قانونی و فروش سودمند باشد یا خیر.
گزارش طرح توجیهی چه مواردی را شامل خواهد شد؟
یافتههای طرح توجیهی پروژه، در قالب گزارشی گردآوری میشود که معمولاً شامل عناصر زیر است:
خلاصه اجرایی؛
شرح محصول/خدمت؛
ملاحظات تکنولوژیک؛
بازار محصول/خدمات؛
استراتژی بازاریابی؛
سازمان / کارکنان؛
برنامه ریزی؛
پیش بینیهای مالی؛
یافتهها و توصیه ها.
انواع امکان سنجی
هنگام ایجاد یک طرح توجیهی برای پروژه، موارد زیادی وجود دارد که باید در نظر بگیرید. اصولاً طرح توجیهی جنبههای مختلفی دارد که هریک از آنها، برای ارزیابی دیدگاههایی که از زوایای مختلف نسبت به پروژه دارید مناسب خواهند بود.
امکان سنجی مقدماتی
همانطور که از نامش پیداست، امکان سنجی مقدماتی فرآیندی است که قبل از تهیه طرح توجیهی انجام میگیرد. این امر، مربوط به تصمیم گیرندگان و کارشناسان میشود. در مرحله مقدماتی، تصمیم گیرندگان بایستی ایدهها یا رویکردهای مختلف پروژه را اولویت بندی میکنند تا مشخص شود که آیا در پروژه نواقص فنی، مالی، عملیاتی یا هر گونه نقص مشهود دیگری وجود دارد یا خیر.
امکان سنجی فنی
در مرحله امکان سنجی فنی، تعیین میشود که آیا سازمان شما دارای منابع فنی و تخصص لازم هست تا الزامات پروژه را برآورده کند یا خیر. یک مطالعه فنی، با این هدف انجام میشود که مشخص گردد آیا سازمان، ظرفیتهای لازم برای اجرای یک پروژه را دارد یا خیر. در این راستا، عواملی مانند ظرفیت تولید، نیازهای تسهیلات، مواد خام، زنجیره تامین و سایر ورودیها بررسی خواهند شد.
امکان سنجی اقتصادی
امکان سنجی اقتصادی، به شما کمک میکند تا تعیین کنید که آیا انجام یک پروژه از نظر مالی امکان پذیر است یا خیر. در ایجاد طرح توجیهی اقتصادی بایستی موارد زیر را درنظر داشته باشید:
قبل از شروع باید وضعیت سرمایه اولیه، سرمایه در گردش و سایر نیازها (مانند سرمایه احتمالی) را تعیین کنید. تخمین بزنید که چه نوع منابعی (مواد اولیه، تجهیزات و نیروی کار) برای اجرای پروژه شما مورد نیاز خواهند بود.
پس از مشخص شدن منابع موردنیاز پروژه، باید از ساختار تفکیک هزینه برای شناسایی تمام هزینههای پروژه خود استفاده کنید.
منابع بالقوه تامین مالی، مانند وامها یا سرمایه گذاریهایی از سوی سرمایه گذاران فرشته یا سرمایه گذاران خطرپذیر را شناسایی کنید.
با انجام تجزیه و تحلیل هزینه-فایده یا تکنیکهای پیش بینی کسب و کار (مانند برنامه ریزی خطی)، عواملی مانند درآمد مورد انتظار، حاشیه سود و بازگشت سرمایه پروژه خود در سطوح مختلف مالی و تولیدی را برآورد کنید.
توجیه قانونی
پروژه شما باید الزامات قانونی را داشته باشد؛ از جمله قوانین و مقرراتی که برای همه فعالیتها و محصولات قابل تحویل در محدوده پروژه شما اعمال میشوند. مطلوب ترین ساختار قانونی برای سازمان و سرمایه گذارانش را درنظر بگیرید. هر ساختار حقوقی کسب و کار، دارای مزایا و معایبی در رابطه با مسئولیت صاحبان مشاغل (مانند شرکتهای با مسئولیت محدود (LLC)) است که مسئولیت هر شریک تجاری را کاهش میدهد.